数字编码的作用和意义如下：

1、归档整理方便，特别在电子管理系统中。

2、数字编码更容易进行管理，无论谁进行的编码都是一样，管理方便，人员无论怎么换，程序和事务不会乱。

3、从数字上能得到详细的对应信息，譬如年月日甚至时分秒、单位、部门、建档人等等。

4、熟悉数字编码后可以很快的定位文件所在。

5、数字编码可以防止泄密，不了解编码系统的人很难明白编码的意义，在浩瀚的数字中就像迷宫一样找不到所需要的信息。